Muchas veces nos encontramos en encrucijadas que definen y cambian nuestra percepción de las cosas, una dificultad, una discusión, un conflicto familiar y en este caso, encontrarse con un posible fraude, el dilema es... ¿Qué hacer? ¿Cómo debo actuar? ¿A quién me dirijo en la empresa? y si lo hago ¿Será que si investigan?
Las áreas de control de una compañía varían dependiendo de la misma, lo ideal es que exista el un área forense en donde profesionales especializados se encarguen de atender este tipo de casos, hay que tener en cuenta que si de comprobarse un fraude, el cual puede ir atado al derecho penal, el auditor forense certificado debe compadecer ante un juez para dar aclaración de la investigación.
Emocionalmente este tipo de situaciones afectan nuestra tranquilidad porque se salen un poco de nuestra rutina diaria, es entendible que nos sintamos confundidos, en no saber que hacer, pero recordemos algo importante y es que los fraudes nos afectan a todos. Recuerda que por algo estás trabajando en ese lugar, es tu fuente de ingresos, de experiencia profesional, te ayuda a pagar deudas, tienes compañeros que comparten sueños de crecimiento y junto a ti se esfuerzan por ser mejores, y las actuaciones mal intencionadas de unos pocos, pueden afectar la estabilidad de cada uno de ustedes.
A lo largo de nuestras vidas hemos visto la corrupción y fraude de frente, aveces lo vemos como algo cultural, pequeño y sin importancia, el beneficio ilícito siempre va a existir, pero de nosotros depende que en nuestro entorno no sea aceptado, debemos tener una cultura de tolerancia cero a este tipo de actuaciones, pregúntate, ¿Es justo que yo me esfuerce por hacer las cosas bien y otro se la gane fácil haciéndolo ilícitamente?, es por ello que, de acuerdo a mi experiencia te quiero recomendar que hacer cuando encuentres este tipo de situaciones.
Inicialmente ¿Qué debo hacer?
El primer paso es quitarse el miedo, no eres quien cometió los actos ilícitos, fue otra persona, te das cuenta de lo que pasa y debes reportarlo, pero para eso debes tener los indicios necesarios para poder entregar a los investigadores de tu compañía el conocimiento necesario para que puedan darle fundamento al caso.
Identifica
Cada compañía es diferente en cuanto a las áreas de control, infórmate quienes son esos profesionales que hacen este tipo de investigaciones, si hay auditores forenses, que canales existen para el reporte, los correos donde puedes enviar la información, si en tu compañía por cualquier motivo no existen esas opciones, el Gerente, Presidente o CEO, estaría muy complacido de saber que pasa en su empresa.
Reúne
Una vez tengas identificado a quien enviarle el caso, empieza a reunir información, no con esto quiere decir que tu también te conviertas en el(la) investigador(a) no!, tu solo preocúpate por darle los indicios claros y concretos a los Auditores Forenses para que puedan hacer su trabajo, si te es posible reunir evidencia: documentos, fotos y correos, estaría perfecto pero con ser claro en la información esta bien.
Espacio, tiempo e involucrados
Debes ser especifico en la información, por eso al momento de relatar el caso, describe cada detalle, en donde sucedió, cuando y quienes están involucrados en el posible fraude (nombres completos y cargos), como es el proceso y como interactúan en el, es importante además tu opinión, a veces pensamos que hay información que no es relevante, pero si lo es!! toda información es valiosa, así que no te cohíbas.
Sistemas de información
Es importante para la investigación que nos cuentes que sistema de información o aplicativo de la compañía fue utilizado para cometer el posible fraude, o si por el contrario el proceso se hace de forma manual: Excel, platillas, formatos, facturas físicas, etc, adicional, conocer que tipo de privilegios en los sistemas tiene el posible defraudador.
Anónima o no
Toda denuncia que se haga será resuelta, para eso existimos los auditores forenses y por eso es que nos pagan, por ello siempre se investiga y se da una conclusión, las denuncias se investigan por igual sean anónimas o no, lo importante es que de alguna forma podamos tener contacto con el denunciante, muchos optan por enviar la denuncia por correos creados para ello, pero lo esencial es que no lo deshabiliten, pueda que necesitemos información adicional que nos pueda ayudar para la investigación.
Conclusión
Animo!! haces lo correcto, de nosotros depende que este tipo de actos no generen detrimento de tu compañía, confía en que los encargados de la investigación daremos todo de nosotros para resolver el tema y lo más importante que no vuelva a suceder.
¿Qué otros pasos consideras que se puedan incluir?
Si eres CEO de una organización te puedes poner en contacto conmigo para información adicional que te puede servir para gestionar los canales de forma adecuada, será un gusto poder escucharte.
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